請求書処理を効率化し書類作成と送付の精度を向上

毎月、パートナー企業から多くの請求書を受け取るこちらの広告代理店会社様では、先方からメールや郵送などで送られてきた請求書などを目視と手作業で転記し、仕訳を入力していました。
しかし、クラウド会計ツールを導入支援により導入後、スキャンによってPDF化された請求書データや、メールで送られてきたPDF形式の請求書データをOCR技術によって取り込み、インボイス情報や金額、日付などを自動的に判別して登録するシステムを活用し始めました。

請求書の発行作業に関しては、取引先や下請け先の情報や担当者のアドレスなどを登録し、請求書を毎月決まったフォーマット、送付先会社に対して下書きを作成する機能を活用。請求書の編集が完了後に、指定した送付先担当者に送付用の文章も記載されたメールが自動作成され、送付されるため、誤字脱字や送付ミスを完全に防止することに成功しました。

また、リピート取引登録機能なども活用することで、毎月発生するパターンの買掛伝票や仕訳の入力作業も大幅に削減しました。

他に、銀行口座データはCSV形式で取り込み、支払経費や売上金といった入出金管理の自動化に成功。クレジットカードに関しても、明細データをCSVで取り込んだ後、自動仕訳入力機能によって従来は手作業で入力していた大量の明細データの自動処理を実現しました。

さらに、労務人事ツールと会計ツールを連携し、給与計算から給与に関する仕訳の処理を自動化。計算や転記作業を自動的に行うように改善したため、所得税や住民税の毎月の納付も正確に行われるようになりました。